FOTO, VÍDEO E CERIMONIAL
Stiil produções
(51) 3312.4491
www.stillproducoes.com.br

RECREAÇÃO E BRINQUEDOS
Tia Pata
(51) 3343.1538
www.tiapata.com.br

DECORAÇÃO
Celebrare
(51) 9958.7892

FOTÓGRAFO E CINEGRAFISTA
Gilmar
(51) 9281.6082
(51) 3779.9138

Deixe sua festa impecável em 4 passos

Evite dores de cabeça ao organizar uma festa ou evento seguindo nossa lista de dicas, elaborada por nós através de uma experiência de 9 anos no mercado e cerca de 500 eventos realizados. 

1) A escolha das empresas que prestarão serviços em seu evento:
As Indicações: valorize sempre as indicações feitas por conhecidos ou familiares, pois elas são feitas por quem já utilizou os serviços daquela empresa.
Questione, veja fotos, peça informações: solicite à empresa uma lista dos últimos eventos realizados por ela e peça referências aos contratantes de alguns deles. É importante que você obtenha o máximo de informações possíveis. Procure saber quantos eventos a empresa se dispõe a realizar por dia e se possui equipamentos de reserva para os mesmos. É fundamental conhecer a estrutura física através de fotos e vídeos, o atendimento e, principalmente, os responsáveis pela empresa antes de solicitar os serviços.
Os valores: um bom trabalho não custa barato, mas valores abusivos não significam certeza de um trabalho de qualidade, pois muitas empresas cobram mais alto devido à terceirização de serviços. É importante que você estabeleça uma harmonia nas contratações: normalmente as empresas prestadoras de serviços como decoração, buffet, sonorização e demais oferecem diversos pacotes, desde o mais econômico ao mais caro. É fundamental que você mantenha a linha, nunca contratando a melhor opção em uma e a pior opção em outra, por exemplo.
Locação de salões: antes de alugar o salão para sua festa, você precisará ter uma noção do número de convidados. Clubes grandes com poucas pessoas ficam muito impessoais, frios e pouco aconchegantes. Clubes pequenos e com muitos convidados acabam se tornando desconfortáveis e extremamente quentes no verão. É de extrema importância que você questione sobre possíveis reclamações de vizinhos. Muitas festas acabam em virtude dessas reclamações. Uma boa localização para um salão é em uma zona comercial, pois no horário da festa não haverá pessoas ao redor.

2) A negociação com as empresas contratadas:
Sobre os pacotões: fuja das empresas que ofereçam os "pacotões" que incluem foto, filmagem, sonorização, decoração, organização e até buffet. Contrate sempre diretamente o profissional de cada área. Como você poderá estar tranqüilo não conhecendo seu fotógrafo, seu decorador ou seu dj num momento tão esperado como o de sua festa?
Faça visitas a várias festas: visite sempre algumas festas da equipe que esteja contratando. Isto se aplica a empresas de som, filmagem, fotos e decoração. Desconfie de empresas que não tiverem festas para que sejam visitadas.
Alimentação dos profissionais: somando-se todos profissionais que trabalharão na sua festa como a equipe de foto, filmagem, dj's, cerimonialistas, recepcionistas e seguranças, podemos chegar até 10 pessoas ou mais. Esses prestadores de serviços muitas vezes estão ali desde de manhã. Erroneamente vários buffets cobram dos responsáveis pela festa a janta deste pessoal. Quem trabalha numa festa praticamente não tem tempo de beber e janta sempre no início ou fim, normalmente com as sobras. Não é justo você pagar por isto. Negocie com o buffet para não lhe cobrar ou se o fizer, pelo menos com um bom desconto.
Acerto sobre o horário de término do evento: o maior número de desentendimento ocorre quanto ao horário de término do evento. Normalmente os ecônomos ou responsáveis pelo clube não avisam, no momento da contratação, quanto ao horário limite de término da festa. Veja isto antes de alugar o clube e não aceite horários pré-determinados.
Bebidas alcoólicas para adolescentes: você é responsável pelo bem estar de seus convidados. Adolescentes sempre tendem a abusar da bebida em festas. No dia do evento, converse diretamente com cada garçom e explique que você quer que os jovens bebam o mínimo possível e apenas um tipo de bebida. Se tiverem que beber, ofereça de preferência fermentados como a cerveja. Nunca whisky, vodka, tequila ou outros destilados.
Locação de telão: muitos fotógrafos e cinegrafistas oferecem esse serviço. O problema é que a maioria desmonta esse equipamento no meio da festa, causando um ar de final de festa e desanimando os convidados. Exija que eles desmontem no término do evento. Nosso telão fica disponível do início ao fim.

3) Detalhes para o grande dia:
A filmagem e a fotografia da pista de dança: a dança é a parte mais marcante em uma festa. A maioria das empresas de filmagem e fotografia permanecem alguns minutos, somente, filmando e fotografando a dança e logo vão embora. Exija que elas fiquem no mínimo por duas horas após a abertura da pista. Somente assim momentos bonitos durante esse período não passarão em branco.
Vestimenta de convidados e profissionais: deixe claro para os convidados (através dos convites) e para os profissionais que trabalharão em seu evento (através dos contratos) sobre o tipo de traje a ser usado. O ideal é que convidados e profissionais estejam vestidos nas mesmas circunstâncias.
Cerimonial: mesmo que uma empresa especializada não tenha sido contratada, é fundamental que você elabore um protocolo e entregue aos profissionais do evento (ao chefe dos garçons, ao DJ, aos barmens, etc.). Ele mantém todos profissionais em sincronia.
Mantenha decorado o local: cuide para que as empresas contratadas não estraguem a decoração. Isso ocorre muito com empresas de sonorização, que acabam montando os equipamentos em frente a arranjos e tecidos ou utilizando equipamentos robustos. Cinegrafistas costumam atravessar cabos pelo caminho para haver energia para o holofote de câmera. De nada adianta uma boa decoração se você não fiscalizar as demais empresas quanto à estética do material.

4) Fatores que influenciam na dança:
Temperatura: procure contratar salões com ar condicionado em datas em que o clima possui altas temperaturas. Muitas pessoas se esquecem desse detalhe quando contratam, no inverno, um salão para um evento que ocorrerá no verão. A maioria dos salões com ar não dão conta no verão. Faça você mesmo um teste dos aparelhos no próprio local. Altas temperaturas desanimam a dança.
Luminosidade da pista: elimine o máximo possível de fontes luminosas que não sirvam como efeitos de luz de pista. Pistas claras inibem os convidados. Muitas vezes luzes da rua acabam entrando pelas janelas que não possuem cortinas, ou até mesmo pelas que possuem cortinas claras ou finas. Alguns salões possuem muitas luminárias associadas a um único interruptor, fazendo com que muitas luzes tenham que ficar acesas para se ter uma luz mais ao fundo. Faça um teste prévio no local.
Tamanho da pista: a pista de dança deve ter um tamanho certo. Pistas grandes para poucos convidados e vice-versa inibem os convidados na dança. Um cálculo aproximado para auxiliar você na delimitação da pista: 50%, no máximo, das pessoas com mais de 40 anos dançarão e cerca de 70 a 80% das pessoas com menos de 40 anos dançarão.
Bebidas: alcoólicas ou não, libere por todo o evento e sempre bem gelada. Na dúvida contrate mais quantidade, pois muitas vezes o pessoal do ecônomo devolve o dinheiro ou os produtos. Questione sobre o modo de refrigeração e o horário que elas serão postas.
Início da dança: no início do baile, os noivos ou aniversariantes devem sempre estar na pista de dança. Os anfitriões têm que animar os convidados na abertura, pois nesse momento o pessoal ainda está um pouco tímido. É recomendada, nesse momento, a distribuição de adereços, como colares, pulseiras de neon, pisca-piscas, etc.
A estrutura de som e luz: uma boa e bonita estrutura de som e luz, com modernos e surpreendentes equipamentos, em substituição ao básico e já conhecido, faz a diferença e influencia diretamente na animação da dança
Para festas de pré-adolescentes, a infra-estrutura do local: locais com canchas de futebol, pracinha e demais entretenimentos acabam dispersando os jovens.


Taxa do ECAD

ECAD significa "Escritório Central de Arrecadação e Distribuição". Trata-se do órgão fiscalizador dos direitos autorais dos artistas. Resumidamente, a lei diz que organizadores de festas e eventos com música mecânica devem pagar ao ECAD pelo direito de usar as músicas dos artistas. Hoje, em Porto Alegre, existem controvérsias referentes ao pagamento ou não da taxa. Normalmente, alguns clubes e salões de festas exigem tal pagamento junto ao órgão e o repasse, para o clube, do comprovante de pagamento, visto que a fiscalização é feita sobre o clube ou salão. Alguns desses clubes e salões não alugam seus espaços sem o pagamento da taxa. O pagamento da taxa do ECAD cabe ao organizador da festa ou evento e não à empresa de sonorização, pois o valor dessa taxa é proporcional a alguns gastos que o organizador terá.

Endereço e dados para contato com o ECAD:
Rua dos Andradas 1560 conj. 1514 - bairro Centro - CEP 90020-010
Telefone: (51) 3228.2591
Site: www.ecad.org.br
E-mail: ecadrs@ecad.org.br